ファクタリングに必要な書類はこれ!用意する方法や気を付けるべきポイントを解説!

ファクタリングに必要な書類はこれ!用意する方法や気を付けるべきポイントを解説!

資金調達の手段としてファクタリングを検討している経営者の方は少なくありません。

ファクタリングの契約には必要書類があり、気を付けるべきポイントもいくつかあります。

当記事ではファクタリングの契約をスムーズに行うために用意すべき書類や、トラブルを防ぐためのポイントについて解説します。

 

ファクタリングに必要な書類

ファクタリングに必要な基本的な書類は以下の通りです。

  • 商業登記簿謄本
  • 印鑑証明書
  • 法人税確定申告書(決算報告書)
  • 売掛先企業との基本契約書・売買契約書
  • 入金確認ができる通帳

この5つの書類はファクタリングの契約に必ず必要になる書類です。

 

ファクタリング会社によっては、さらに別の書類の提出を求められる場合もあります。

それぞれ記載されていなければならない項目や、書類を取得すべき時期などが決められているので、契約に先立って入念な準備が必要です。
もし書類に不備があると、契約でできなかったり時間がかかったりするので注意しましょう。

契約時に取り交わす契約書と、必要書類それぞれのポイントについて見ていきましょう。

 

 

契約書は必ずもらう

契約時に必ず押さえておくべきポイントがあります。それは契約書を必ずもらうことです。

契約書は契約の当事者が内容に合意したことを証明するものです。
ところがファクタリング会社によっては、印紙税を節約したいために契約書を1通だけ作って業者が保管するという形をとる場合がありますが、契約書は非常に重要な書類なので、必ずもらうようにしましょう。

契約書を保管しているのがファクタリング会社だけの場合、契約内容が勝手に変更・改ざんされてしまう恐れもあります。

何らかのトラブルが発生したときのリスクヘッジという観点からも、契約書はもらっておくべきです。

 

1.商業登記簿謄本

ファクタリングの契約で必ず必要となる書類の1つが「商業登記簿謄本」です。
商業登記簿謄本とは会社の基本情報を記載した書類です。

会社の本店の所在地、社名、役員の氏名、会社設立の目的などが記載されています。
商業登記簿謄本により、ファクタリングを利用する会社が確かに存在し事業を行っていることを証明できるのです。

商業登記簿謄本には履歴事項証明書、現在事項証明書、閉鎖事項全部証明書、代表者事項証明書の4種類がありますが、とくに指定されない限り「履歴事項証明書」を取得しておけば問題ないでしょう。

商業登記簿謄本は最寄りの法務局で入手可能です。
現在ではすべての情報がデータ化されているので、本社の所在地がどこであっても最寄りの法務局で謄本を入手できます。

 

入手方法は窓口、郵送、オンラインという3つの方法があります。

窓口申請では実際に法務局に行き、申請書を提出するか証明書発行請求機を操作すれば申請できます。
平日の8時30分から17時15分に窓口に行けない方は、申請書と収入印紙、切手を貼った返信用封筒を法務局に郵送して申請できます。

さらに、登記・供託オンライン申請システムを使っての申請も可能です。
手数料は窓口申請で600円、オンライン請求では謄本を送付してもらう場合500円、窓口に行って受け取る場合に480円となっています。

 

ファクタリング契約では、発行日より3ヶ月以内に取得したものが必要となるので、期限には注意しましょう。

 

2.印鑑証明書

商業登記簿謄本とともに、必ず必要になるのが「印鑑証明書」です。
印鑑証明書とは実印とともに使用することで、本人が登録された実印を使って押印したことを証明するものです。

印鑑証明書は市町村役場や証明サービスコーナーなどの窓口、さらにマルチコピー機のあるコンビニで入手できます。

証明書の取得には印鑑登録カードと呼ばれる印鑑登録証かマイナンバーカードが必要となります。
印鑑登録証があれば、本人でも代理人でも市町村役場や証明サービスコーナーで証明書を申請できます。

一方マイナンバーカードを使う場合、本人は役所でもコンビニでも申請可能ですが、代理人は申請できません。

 

加えて、商業登記簿謄本と同様、登記・供託オンライン申請システムを利用してオンラインで申請することも可能です。印鑑証明書の発行には300円の手数料がかかります。

印鑑証明書は、印鑑の変更がなければ有効期限はありませんが、ファクタリング会社によっては発行日より3ヶ月以内のものが求められる場合もあるので注意が必要です。

 

3.法人税確定申告書(決算報告書)

法人税確定申告書もしくは決算報告書とは、会社の業績を確認するための書類です。
会社であれば、税務署に確定申告書を提出しているはずなので、その書類を提出します。

提出前に、書類に税務署の収受印があるかどうかをチェックしましょう。

通常は直近の2年分あるいは3年分の法人税確定申告書が必要で、ファクタリング会社がそれをもとに審査を行います。

もし、最後の決算月から6ヶ月以上経過している場合、試算表を追加で請求される可能性があることを覚えておきましょう。

 

法人税確定申告書によって、会社がどのくらいの利益を上げているのか、赤字経営になっているのか、業績が悪化する恐れはないのかなどがチェックされます。
ただし赤字経営だからといって、審査に落ちるとは限りません。

ファクタリングは取引先の売掛金を買い取ってもらう契約なので、売掛金が期日通りに支払われているかがとくに重要です。

法人税確定申告書を提出して、審査を受けても信用情報に記載されることはないので、とりあえず審査を受けてみるのもよいかもしれません。

 

4.売掛先企業との基本契約書・売買契約書

ファクタリングの契約を結ぶためには売掛企業との基本契約書売買契約書も必要になります。
ファクタリング会社に売却する債権があることを証明するものなので、とても重要な書類です。

もし契約書がないのであれば、発注書や納品書、請求書など、売掛企業との契約が存在することを証明するものを準備しましょう。

 

5.入金確認ができる通帳

最後に必要となるのが、入金の確認できる通帳Web通帳です。

売掛企業と継続的な取引が行われていること、確かに取引先から振込があったことを証明するために提出が求められます。

もし通帳を見て、売掛企業からの支払いが滞っていることが分かれば、審査に通らないこともあり得るので注意しましょう。

 

不備には注意をして必要書類を揃えよう!

ファクタリングの契約には必要書類が複数あり、法務局や市町村役場で申請する書類もあります。
必要書類に不備があると、契約に時間がかかり、資金繰りが滞ってしまうかもしれません。

書類の不備には十分注意して、ファクタリング会社とコミュニケーションを取りながら、できるだけ効率よく必要書類を揃えるようにしましょう。

 

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